Over ons

We werken steeds meer digitaal. Het gevolg is dat er steeds meer digitaal archiefmateriaal ontstaat. Maar digitale archieven zijn kwetsbaar. Bestandsformaten raken bijvoorbeeld snel verouderd en kunnen dan onleesbaar worden. Ook kan er spontaan verval optreden, in de vorm van bitrot. Om digitale archieven voor lange tijd – of zelfs voor altijd – toegankelijk te houden zijn speciale voorzieningen nodig. Zo’n voorziening is het e-depot. 

Wanneer heb ik een e-depot nodig?

Als je computerbestanden hebt die je dusdanig lang moet bewaren dat ze onleesbaar kunnen worden, dan heb je een systeem nodig dat daar oplossingen voor biedt. Het risico hangt af van het type bestandsformaat, de beschikbaarheid van software die het formaat kan lezen en de betrouwbaarheid van de gebruikte (opslag)systemen.

Overheden moeten hun permanent te bewaren archieven uiterlijk na 20 jaar overbrengen naar de archiefbewaarplaats. Dit geldt ook voor digitaal archief. Te vernietigen archief kan ook een lange bewaartermijn kennen, in sommige gevallen zelfs 110 jaar. Binnen een dergelijk lange periode is het aannemelijk dat er problemen ontstaan met de leesbaarheid. Overheden bepalen zelf hoe lang zij de leesbaarheid in hun systemen kunnen garanderen. Bijvoorbeeld voor een periode van 7 of 10 jaar, mede afhankelijk van de aanwezigheid van functionaliteiten in systemen en van kennis binnen de organisatie. Na die periode is het aan te bevelen de archieven over te dragen naar een e-depot door middel van (vervroegde) overbrenging of uitplaatsing. Bij overbrenging worden de Groninger Archieven verantwoordelijk voor het betreffende archief. In principe wordt het dan ook openbaar, tenzij anders is afgesproken. Bij uitplaatsing, staat het digitale archief in het e-depot van de Groninger Archieven. De archiefvormer blijft verantwoordelijk voor raadpleging en beschikbaarstelling.

Voor wie is het e-depot?

Het e-depot van de Groninger Archieven is bedoeld voor de digitale archiefbescheiden van lokale overheden in de provincie Groningen. Wij bieden desgewenst depotruimte voor overbrenging, vervroegde overbrenging of uitplaatsing. Daarnaast kunnen wij in het e-depot ook particuliere archieven opslaan.

Hoe worden digitale archieven in het e-depot beschikbaar gesteld voor het publiek?

Openbare overgebrachte archiefbescheiden in het e-depot zijn voor het publiek te raadplegen op deze website. Om u een indruk te geven van hoe het werkt, hebben we enkele voorbeelddossiers opgenomen. Deze kunt u doorzoeken en raadplegen. Zodra de formele overbrenging van de Concernbekendmakingen van de gemeente Groningen is afgerond, zullen we deze online beschikbaar stellen. Uiteraard worden dan de voorbeelddossiers weer verwijderd.

Stukken die openbaar zijn, kunt u inzien en downloaden. Van stukken die niet openbaar zijn, kunt u alleen de metadata bekijken. Als we in de toekomst ook archieven beheren waarop Auteursrecht of andere gebruiksbeperkingen berusten, dan komen deze alleen ter inzage in onze studiezaal.

Voor de toegang tot uitgeplaatste archiefbescheiden kijken we samen met de archiefvormer wat de beste oplossing is. Het is mogelijk om een beperkte groep medewerkers lees- en downloadrechten te geven voor de eigen archiefbescheiden. Maar het e-depot beschikt ook over koppelvlakken, waaronder API’s.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de mogelijkheden voor uw organisatie om aan te sluiten op het e-depot? Bekijk de uitgebreide toelichting en handige documenten op de algemene website van de Groninger Archieven. Of neem contact op met adviseur digitale informatie Robbert Haaksema via digitaleduurzaamheid@groningerarchieven.nl of 050 599 2000.